Funktionalität der Teams Schnittstelle

detaillierte Beschreibung: 

• Um ein PRO.FILE Projekt mit einem MS Teams Team verknüpfen zu können, muss der Benutzer über die entsprechende Berechtigung verfügen.
• Hat er diese Berechtigung, ist das Feld "Team ID" auf der Projekt-Ändern Maske für ihn editierbar.
• Nun hat der Benutzer die Möglichkeit, die entsprechende Team ID mittels Copy and Paste einzufügen oder über das Auswahlfenster beim Feld auszuwählen.
  (über eine komplexe Logik wird im Auswahlfenster eine Vorauswahl der möglichen passenden Teams durchgeführt, sodass dem Benutzer nicht alle möglichen MS Teams Teams angezeigt werden)
• Mittels Klick auf Ändern in der Ändern-Maske, wird die Team ID übernommen und die URL des Teams wird in den Metadaten des Projekts angezeigt - sofern es sich um eine existierende und valide Team ID handelt. Wenn nicht, wird eine Fehlermeldung ausgegeben.
• Bei der nächsten Synchronisation von MS Teams mit PRO.FILE wird dieses Team mit all seinen Strukturen (Kanälen, Ordnern, Dateien) in das PRO.FILE Projekt geladen.
  • Kanäle:
    • alle Kanäle des Teams werden nach PRO.FILE geladen
    • sie werden als Mappen vom Typ "Teams Kanal" abgebildet
    • sie sind direkt unter das Projekt verknüpft und bilden die erste Ebene der Projektstruktur.
    • die URL des Kanals ist in den Metadaten der Mappe sichtbar
  • Ordner:
    • alle Ordner des Teams werden nach PRO.FILE geladen
    • sie werden als Mappen vom Typ "Teams Ordner" abgebildet
    • sie sind im PRO.FILE Projekt an derselben Stelle abgelegt wie im MS Teams Team
    • die URL des Ordners in in den Metadaten der Mappe sichtbar
  • Dateien
    • alle Dateien des Teams werden nach PRO.FILE geladen
    • für jede Datei wird in PRO.FILE ein Metadatensatz erzeugt
    • der Metadatensatz ist in der Struktur an der selben Stelle wie im MS Teams Team
    • minimale Metadaten:
      • Dokumenttyp = Teams
      • Ersteller = Ersteller der Datei in Teams (sofern möglich)
      • Erstelldatum = Datum der Erstellung in Teams
      • Bezeichnung = Titel der Datei in Teams (ohne Dateiendung)
      • URL der Datei in Teams
      • Status = ein einheitlicher, z.B. 4711
    • in PRO.FILE ist es einfach ersichtlich, dass es sich um ein Dokument handelt, dass aus MS Teams stammt bzw. mit MS Teams synchronisiert wird
    • der aktuelle Stand der Datei aus MS Teams wird in PRO.FILE an den Metadatensatz angehängt - die Datei kann allerdings nur zur Ansicht (nicht zur Bearbeitung) entnommen werden
• Enthält das PRO.FILE Projekt bereits Mappen und Dokumente, so bleiben diese komplett unangetastet und werden auch nicht in das MS Teams Team gepublished. Sie bleiben also lokal in PRO.FILE - wie diese Strukturen dann ins Team kommen, wird im nächsten Absatz behandelt

detaillierte Beschreibung: 

• Um ein PRO.FILE Projekt nach MS Teams publizieren zu können - und damit die Erstellung des neuen Teams zu triggern - muss das Projekt in MS Teams publiziert werden dürfen (kann z.B. in PRO.FILE über einen Kenner gesteuert werden) und
• Der Benutzer muss über die entsprechende Berechtigung verfügen.
• Hat er diese Berechtigung, wird die Verarbeitung angestoßen, wenn er im Kontextmenü des Projekts auf "Teams => publish" klickt
  (Hat er diese Berechtigung nicht, erscheint eine Hinweismeldung)
• Es werden nun folgende Schritte angestoßen:
  • Anlage des MS Teams Teams und Verknüpfung mit dem PRO.FILE Projekt
  • Einfügen der Team URL in die Metadaten des Projekts
  • vordefinierte Besitzer und Mitglieder werden im Team eingetragen
    • die Besitzer und Mitglieder können sowohl in einem Vorlage-Team festgelegt sein oder in den Metadaten des PRO.FILE Projekts hinterlegt werden
  • weitere Schritte, wie sie im Vorlage Team vorgegeben sind, z.B.
    • Erstellen weiterer Kanäle
    • Löschen des Wiki
    • Kopieren verschiedener Tabs
    • Kopieren eines Vorlage OneNote
  • erstellen der Teams Struktur, auf Basis der Struktur im PRO.FILE Projekt
    • hier kann in PRO.FILE gesteuert werden, welche Mappen und Dokumente initial in das neue Team publiziert werden.

detaillierte Beschreibung: 

• Um eine PRO.FILE Mappe nach MS Teams publizieren zu können, muss die Mappe in einem publizierten Projekt liegen und
• Der Benutzer muss über die entsprechende Berechtigung verfügen.
• Hat er diese Berechtigung, wird die Verarbeitung angestoßen, wenn er im Kontextmenü der Mappe auf "Teams => publish" klickt
  (Hat er diese Berechtigung nicht, erscheint eine Hinweismeldung)
• Es werden nun folgende Schritte angestoßen:
  • Die Mappe wird in MS Teams als Ordner dort erstellt, wo sie in der Struktur auch in PRO.FILE zu finden ist
  • Alle Unterstrukturen der Mappe werden ebenfalls in das Team synchronisiert
    • Ausnahme: Dokumente, die in einem Status sind, der nicht nach MS Teams synchronisiert werden kann / darf (z.B. ein anderer als 4711)
  • In PRO.FILE wird aus der Mappe eine Mappe vom Typ "Teams Ordner"
  • Einfügen der URL in die Metadaten der Mappe

detaillierte Beschreibung: 

• Um ein PRO.FILE Dokument nach MS Teams publizieren zu können, muss das Dokument in einem publizierten Projekt liegen, einen Status haben, der nach MS Teams synchronisiert werden kann / darf (z.B. 4711 und)
• Der Benutzer muss über die entsprechende Berechtigung verfügen.
• Hat er diese Berechtigung, wird die Verarbeitung angestoßen, wenn er im Kontextmenü des Dokuments auf "Teams => publish" klickt
  (Hat er diese Berechtigung nicht, erscheint eine Hinweismeldung)
• Es werden nun folgende Schritte angestoßen:
  • Das Dokument wird in MS Teams als Datei dort erstellt, wo sie in der Struktur auch in PRO.FILE zu finden ist
  • Als Ersteller der Datei in MS Teams wird ein "Dummy Ersteller" eingetragen - Ersteller und Erstelldatum sowie alle weiteren Metadaten in PRO.FILE bleiben jedoch vorhanden
  • Als Titel der Datei in MS Teams wird die Bezeichnung des Dokuments in PRO.FILE inkl. der Dateiendung verwendet
  • In PRO.FILE einfügen der URL in die Metadaten des Dokuments
  • In PRO.FILE kann die Datei nur noch zur Ansicht entnommen werden
• gibt es mehere Versionen des zu publizierenden Dokuments in PRO.FILE, wird nur die aktuellste Version publiziert
• Einschränkung: das Dokument darf in PRO.FILE nur zu 1 publizierten Projekt bzw. Mappe verknüpft sein, damit ein publizieren in MS Teams möglich ist
• Es ist möglich, mehrere Dokumente in einem Schritt nach MS Teams zu publishen

detaillierte Beschreibung: 

• Um die Synchronisation eines PRO.FILE Dokuments mit MS Teams aufheben zu können, muss der Benutzer über die entsprechende Berechtigung verfügen.
• Hat er diese Berechtigung, wird die Verarbeitung angestoßen, wenn er im Kontextmenü des Dokuments auf "Teams => unpublish" klickt
  (Hat er diese Berechtigung nicht, erscheint eine Hinweismeldung)
• Es werden nun folgende Schritte angestoßen:
  • Der letzte Stand der Datei in MS Teams wird in das PRO.FILE Dokument synchronisiert
  • Die URL der MS Team Datei wird aus den Metadaten des PRO.FILE Dokuments entfernt
  • Die Dokument kann in PRO.FILE wieder wie gewohnt bearbeitet werden (Sperren, Ändern, Entnahme der Datei zur Änderung, Verknüpfen,...)
  • Die Datei wird in MS Teams gelöscht

detaillierte Beschreibung: 

• Um die Synchronisation einer PRO.FILE Mappe vom Typ "Teams Ordner" mit MS Teams aufheben zu können, muss der Benutzer über die entsprechende Berechtigung verfügen.
• Hat er diese Berechtigung, wird die Verarbeitung angestoßen, wenn er im Kontextmenü der Mappe auf "Teams => unpublish" klickt
  (Hat er diese Berechtigung nicht, erscheint eine Hinweismeldung)
• Es werden nun folgende Schritte angestoßen:
  • Es wird ein Unpublish aller Dokumente in dieser Mappe durchgeführt (siehe Unpublish Document)
  • Die URL des MS Teams Ordners wird aus den Metadaten der PRO.FILE Mappe entfernt
  • Die Mappe vom Typ "Teams Ordner" wird in PRO.FILE wieder in eine normale Mappe umgewandelt und kann wie gewohnt bearbeitet werden (Ändern, Verknüpfen, Löschen,...)
  • Der Ordner in MS Teams wird gelöscht
• Befinden sich in der Mappe vom Typ "Teams Ordner" weitere Mappen desselben Typs wird auch für diese ein Unpublish durchgeführt

detaillierte Beschreibung: 

• Um die Synchronisation einer PRO.FILE Mappe vom Typ "Teams Kanal" mit MS Teams aufheben zu können, muss der Benutzer über die entsprechende Berechtigung verfügen.
• Hat er diese Berechtigung, wird die Verarbeitung angestoßen, wenn er im Kontextmenü der Mappe auf "Teams => unpublish" klickt
  (Hat er diese Berechtigung nicht, erscheint eine Hinweismeldung)
• Es werden nun folgende Schritte angestoßen:
  • Es wird ein Unpublish aller Mappen vom Typ "Teams Ordner" in dieser Mappe durchgeführt (siehe Unpublish Ordner)
  • Es wird ein Unpublish aller Dokumente, die direkt in diese Mappe verknüpft sind, durchgeführt (siehe Unpublish Document)
  • Die URL des MS Teams Kanals wird aus den Metadaten der PRO.FILE Mappe entfernt
  • Die Mappe vom Typ "Teams Kanal" wird in PRO.FILE wieder in eine normale Mappe umgewandelt und kann wie gewohnt bearbeitet werden (Ändern, Verknüpfen, Löschen,...)
  • Der Kanal in MS Teams bleibt erhalten
  • Der Folder des Kanals in Sharepoint wird gelöscht

detaillierte Beschreibung: 

• Um die Synchronisation eines PRO.FILE Projekts mit MS Teams aufheben zu können, muss der Benutzer über die entsprechende Berechtigung verfügen.
• Hat er diese Berechtigung, wird die Verarbeitung angestoßen, wenn er im Kontextmenü des Projekts auf "Teams => unpublish" klickt
  (Hat er diese Berechtigung nicht, erscheint eine Hinweismeldung)
• Es werden nun folgende Schritte angestoßen:
  • Es wird ein Unpublish aller Mappen vom Typ "Teams Kanal" durchgeführt (siehe Unpublish Channel) - implizit werden damit auch alle Mappen vom Typ "Teams Ordner" und alle Dokumente unpublished
  • Die URL und die Team ID des MS Teams Teams wird aus den Metadaten des PRO.FILE Projekts entfernt
  • Das Projekt kann in PRO.FILE wieder wie gewohnt bearbeitet werden (Ändern, Verknüpfen, Löschen,...)
  • Das Team in MS Teams bleibt mit seinen Kanälen erhalten (andere Ordner und Dateien sind gelöscht)

detaillierte Beschreibung: 

• ist ein PRO.FILE Objekt mit einem Teams Objekt verbunden, so wird in den Metadaten des PRO.FILE Objekts die URL des jeweiligen MS Teams Objekts abgebildet.
• Verbindungen:
  • PRO.FILE Projekt <=> MS Teams Team
  • PRO.FILE Mappe Typ "Teams Kanal" <=> Kanal in MS Teams
  • PRO.FILE Mappe Typ "Teams Ordner" <=> Ordner in MS Teams
  • PRO.FILE Dokument <=> Datei in MS Teams
• die URL wird im PRO.FILE Objekt mittels Klick mit der rechten Maustaste => öffnen im externen Browser aktiviert
• ist der PRO.FILE Benutzer dazu berechtigt, das Objekt in MS Teams zu sehen, öffnet sich das Objekt
• ist der PRO.FILE Benutzer nicht dazu berechtigt, das Objekt in MS Teams zu sehen, wird das dem Benutzer durch MS Teams mitgeteilt

detaillierte Beschreibung: 

• einige Beispiele:
  • wird im synchronisierten MS Teams Team ein neuer Kanal hinzugefügt, wird dieser bei der nächsten Synchronisation mit PRO.FILE geladen
  • wird im synchronisierten MS Teams Team ein neuer Ordner hinzugefügt, wird dieser bei der nächsten Synchronisation mit PRO.FILE geladen
  • wird im synchronisierten MS Teams Team eine neue Datei hinzugefügt, wird diese bei der nächsten Synchronisation mit PRO.FILE geladen
  • wird im synchronisierten MS Teams Team ein Kanal umbenannt, wird die Bezeichnung der korrespondierenden Mappe bei der nächsten Synchronisation mit PRO.FILE angepasst
  • wird im synchronisierten MS Teams Team ein Ordner umbenannt, wird die Bezeichnung der korrespondierenden Mappe bei der nächsten Synchronisation mit PRO.FILE angepasst
  • wird im synchronisierten MS Teams Team eine Datei umbenannt, wird die Bezeichnung des korrespondierenden Dokuments bei der nächsten Synchronisation mit PRO.FILE angepasst
  • wird im synchronisierten MS Teams Team eine Datei von einen Ordner in einen anderen verschoben, wird das bei der nächsten Synchronisation mit PRO.FILE nachgezogen
  • wird im synchronisierten MS Teams Team der Inhalt einer Datei bearbeitet, wird diese Änderung bei der nächsten Synchronisation mit PRO.FILE gesichert
  • wird im synchronisierten MS Teams Team ein Kanal gelöscht, so wird diese korrespondierende Mappe vom Typ "Teams Kanal" mit ihren gesamten Srukturen in PRO.FILE gelöscht
  • wird im synchronisierten MS Teams Team ein  Ordner gelöscht, so wird diese korrespondierende Mappe vom Typ "Teams Ordner" mit ihren gesamten Strukturen in PRO.FILE gelöscht
  • wird im synchronisierten MS Teams Team eine Datei gelöscht, so wird das korrespondierende Dokument in PRO.FILE gelöscht
  • wird allerdings das gesamte synchronisierte MS Teams Team gelöscht, hat das keine Auswirkungen in PRO.FILE - das gesamte Projekt mit all seinen Strukturen bleibt vorhanden

detaillierte Beschreibung: 

• Auszug von Manipulationen, die an PRO.FILE Objekten nicht möglich sind, wenn sie nach MS Teams synchronisiert werden:
  • Projekt:
    
    • Ändern der Team ID
    • Löschen des Projekts
  • Mappe vom Typ "Teams Kanal":
    • Hinzufügen einer Mappe vom Typ "Teams Kanal" in PRO.FILE
    • Ändern der Metadaten
    • Löschen der Mappe
    • Löschen der Verknüpfung zum Projekt
    • Erstellen weiterer Verknüpfungen zu anderen publizierten Projekten oder Mappen
      (Verknüpfen zu Strukturen, die nicht mit MS Teams synchronisiert werden, ist möglich)
  • Mappe vom Typ "Teams Ordner":
    • Hinzufügen einer Mappe vom Typ "Teams Ordner" in PRO.FILE
    • Ändern der Metadaten
    • Löschen der Mappe
    • Löschen der Verknüpfung zur Mappe vom Typ "Teams Kanal" oder einer anderen übergeordneten Mappe vom Typ "Teams Ordner"
    • Erstellen weiterer Verknüpfungen zu anderen publizierten Projekten oder Mappen
      (Verknüpfen zu Strukturen, die nicht mit MS Teams synchronisiert werden, ist möglich)
  • Dokument
    • Löschen des Dokuments
    • Löschen der Verknüpfung zur Mappe vom Typ "Teams Kanal" oder vom Typ "Teams Ordner" (je nachdem, wo das Dokument "hängt"
    • Erstellen weiterer Verknüpfungen zu anderen publizierten Projekten oder Mappen
      (Verknüpfen zu Strukturen, die nicht mit MS Teams synchronisiert werden, ist möglich)
    • Ändern bestimmter Metadaten
    • Ändern bzw. Löschen der Datei in PRO.FILE
    • Entnahme der Datei zur Änderung
    • Sperren bzw. Entsperren des Dokuments
    • Versionieren des Dokuments
    • Statuswechsel des Dokuments