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Connect Project - verknüpfen eines PRO.FILE Projekts mit einem MS Teams Team

  • ein PRO.FILE Projekt wird mit einem bestehenden MS Teams Team verknüpft - dabei ist es unerheblich, ob und wie viele Strukturen (Folder, Dokumente) es bereits im Team bzw. in PRO.FILE gibt
  • bei der nächsten Synchronisation zwischen PRO.FILE und Teams werden alle Kanäle, Ordner und Dateien aus dem Team in das verknüpfte PRO.FILE Projekt geladen.
    • Kanäle werden als Mappen vom Typ "Teams Channel" abgebildet - sie sind direkt unter das Projekt verknüpft und bilden die erste Ebene der Projektstruktur.
    • Folder werden als Mappen vom Typ "Teams Ordner" abgebildet - sie sind im PRO.FILE Projekt in derselben Struktur abgelegt wie im MS Teams Team.
    • Dateien werden als Dokumente vom Dokumenttyp "Teams" mit einem einheitlichen Status abgebildet - sie sind im PRO.FILE Projekt in derselben Struktur abgelegt wie im MS Teams Team. 
      • der aktuelle Stand der Datei aus MS Teams wird in PRO.FILE an den Metadatensatz angefügt
  • die Bearbeitung der synchronisierten Objekte ist in PRO.FILE eingeschränkt


 detaillierte Beschreibung
  • Um ein PRO.FILE Projekt mit einem MS Teams Team verknüpfen zu können, muss der Benutzer über die entsprechende Berechtigung verfügen.
  • Hat er diese Berechtigung, ist das Feld "Team ID" auf der Projekt-Ändern Maske für ihn editierbar.
  • Nun hat der Benutzer die Möglichkeit, die entsprechende Team ID mittels Copy and Paste einzufügen oder über das Auswahlfenster beim Feld auszuwählen.
    (über eine komplexe Logik wird im Auswahlfenster eine Vorauswahl der möglichen passenden Teams durchgeführt, sodass dem Benutzer nicht alle möglichen MS Teams Teams angezeigt werden)
  • Mittels Klick auf Ändern in der Ändern-Maske, wird die Team ID übernommen und die URL des Teams wird in den Metadaten des Projekts angezeigt - sofern es sich um eine existierende und valide Team ID handelt. Wenn nicht, wird eine Fehlermeldung ausgegeben.
  • Bei der nächsten Synchronisation von MS Teams mit PRO.FILE wird dieses Team mit all seinen Strukturen (Kanälen, Ordnern, Dateien) in das PRO.FILE Projekt geladen.
    • Kanäle:
      • alle Kanäle des Teams werden nach PRO.FILE geladen
      • sie werden als Mappen vom Typ "Teams Channel" abgebildet
      • sie sind direkt unter das Projekt verknüpft und bilden die erste Ebene der Projektstruktur.
      • die URL des Kanals ist in den Metadaten der Mappe sichtbar
    • Ordner:
      • alle Ordner des Teams werden nach PRO.FILE geladen
      • sie werden als Mappen vom Typ "Teams Ordner" abgebildet
      • sie sind im PRO.FILE Projekt an derselben Stelle abgelegt wie im MS Teams Team
      • die URL des Ordners in in den Metadaten der Mappe sichtbar
    • Dateien
      • alle Dateien des Teams werden nach PRO.FILE geladen
      • für jede Datei wird in PRO.FILE ein Metadatensatz erzeugt
      • der Metadatensatz ist in der Struktur an der selben Stelle wie im MS Teams Team
      • minimale Metadaten:
        • Dokumenttyp = Teams
        • Ersteller = Ersteller der Datei in Teams (sofern möglich)
        • Erstelldatum = Datum der Erstellung in Teams
        • Bezeichnung = Titel der Datei in Teams (ohne Dateiendung)
        • URL der Datei in Teams
        • Status = ein einheitlicher, z.B. 4711
      • in PRO.FILE ist es einfach ersichtlich, dass es sich um ein Dokument handelt, dass aus MS Teams stammt bzw. mit MS Teams synchronisiert wird
      • der aktuelle Stand der Datei aus MS Teams wird in PRO.FILE an den Metadatensatz angehängt - die Datei kann allerdings nur zur Ansicht (nicht zur Bearbeitung) entnommen werden
  • Enthält das PRO.FILE Projekt bereits Mappen und Dokumente, so bleiben diese komplett unangetastet und werden auch nicht in das MS Teams Team gepublished. Sie bleiben also lokal in PRO.FILE - wie diese Strukturen dann ins Team kommen, wird im nächsten Absatz behandelt


Publish - PRO.FILE Objekte werden nach MS Teams synchronisiert

Projekte, Mappen und Dokumente mit angefügten Dateien aus PRO.FILE können nach MS Teams publiziert werden.
Das ist die Übergabe der Hoheit von PRO.FILE nach MS Teams und der Start der Synchronisation dieses Objekts zwischen PRO.FILE und MS Teams.

Folgende Grundregel muss beachtet werden: damit ein Dokument oder eine Mappe von PRO.FILE nach MS Teams publiziert werden kann, muss die darüberliegende Mappe auch nach MS Teams publiziert sein bzw. werden.
(es gilt die Ausnahme, dass Dokumente / Mappen, die direkt unter einem publizierten Projekt liegen, auch publiziert werden können. Diese werden in Teams direkt dem Kanal "General" zugeordnet und auch in PRO.FILE in diese Channel Mappe verschoben)

Trigger: in PRO.FILE Kontext-Menü auf "Teams => publish" klicken

Publish Project - Publizieren eines PRO.FILE Projekts nach MS Teams

  • ein MS Teams Team wird erstellt und mit dem PRO.FILE Projekt verknüpft
  • auf Basis eines Vorlage-Teams in MS Teams wir ein neues MS Teams Team erstellt
    • derzeit mögliche "Vorlagen":
      • Teams Reiter (One Note, Planner,...)
      • Erstellen des OneNote (auf Basis einer Vorlage)
      • Default-Besitzer
      • Default-Mitglieder
  • im PRO.FILE Projekt kann gesteuert werden, welche zusätzlichen Besitzer und/oder Mitglieder zum neuen Team hinzugefügt werden sollen
  • in PRO.FILE kann im Projekt gesteuert werden, welche Mappen und Dokumente initial in das neue Team publiziert werden


 detaillierte Beschreibung
  • Um ein PRO.FILE Projekt nach MS Teams publizieren zu können - und damit die Erstellung des neuen Teams zu triggern - muss das Projekt in MS Teams publiziert werden dürfen (kann z.B. in PRO.FILE über einen Kenner gesteuert werden) und
  • Der Benutzer muss über die entsprechende Berechtigung verfügen.
  • Hat er diese Berechtigung, wird die Verarbeitung angestoßen, wenn er im Kontextmenü des Projekts auf "Teams => publish" klickt
    (Hat er diese Berechtigung nicht, erscheint eine Hinweismeldung)
  • Es werden nun folgende Schritte angestoßen:
    • Anlage des MS Teams Teams und Verknüpfung mit dem PRO.FILE Projekt
    • Einfügen der Team URL in die Metadaten des Projekts
    • vordefinierte Besitzer und Mitglieder werden im Team eingetragen
      • die Besitzer und Mitglieder können sowohl in einem Vorlage-Team festgelegt sein oder in den Metadaten des PRO.FILE Projekts hinterlegt werden
    • weitere Schritte, wie sie im Vorlage Team vorgegeben sind, z.B.
      • Erstellen weiterer Kanäle
      • Löschen des Wiki
      • Kopieren verschiedener Tabs
      • Kopieren eines Vorlage OneNote
    • erstellen der Teams Struktur, auf Basis der Struktur im PRO.FILE Projekt
      • hier kann in PRO.FILE gesteuert werden, welche Mappen und Dokumente initial in das neue Team publiziert werden.


Publish Folder - Publizieren einer Mappe in das verknüpfte Team

  • eine PRO.FILE Mappe wird in das MS Teams Team das mit dem PRO.FILE Projekt synchronisiert ist als "Teams Folder" publiziert
  • alle in der Mappe enthaltenen Strukturen (Mappen + Dokumente) werden ebenfalls in das MS Teams Team publiziert


 detaillierte Beschreibung
  • Um eine PRO.FILE Mappe nach MS Teams publizieren zu können, muss die Mappe in einem publizierten Projekt liegen und
  • Der Benutzer muss über die entsprechende Berechtigung verfügen.
  • Hat er diese Berechtigung, wird die Verarbeitung angestoßen, wenn er im Kontextmenü der Mappe auf "Teams => publish" klickt
    (Hat er diese Berechtigung nicht, erscheint eine Hinweismeldung)
  • Es werden nun folgende Schritte angestoßen:
    • Die Mappe wird in MS Teams als Ordner dort erstellt, wo sie in der Struktur auch in PRO.FILE zu finden ist
    • Alle Unterstrukturen der Mappe werden ebenfalls in das Team synchronisiert
      • Ausnahme: Dokumente, die in einem Status sind, der nicht nach MS Teams synchronisiert werden kann / darf
    • In PRO.FILE wird aus der Mappe eine Mappe vom Typ "Teams Ordner"
    • Einfügen der URL in die Metadaten der Mappe

Publish Document - Publizieren eines Dokuments in das verknüpfte Team

  • ein PRO.FILE Dokument wird in das MS Teams Team das mit dem PRO.FILE Projekt synchronisiert ist publiziert
  • in den Metadaten des Dokuments wird die URL zur Datei in Teams eingetragen
  • Dokumente, die nach Teams publiziert sind, können in PRO.FILE nur noch zur Ansicht entnommen werden
  • Dokumente müssen in PRO.FILE einen bestimmten Status haben, um publiziert werden zu können
  • es wird immer nur die neueste Version eines Dokuments nach MS Teams publiziert
  • der Status eines publizierten Dokuments kann nicht geändert werden


 detaillierte Beschreibung
  • Um ein PRO.FILE Dokument nach MS Teams publizieren zu können, muss das Dokument in einem publizierten Projekt liegen, einen Status haben, der nach MS Teams synchronisiert werden kann / darf und
  • Der Benutzer muss über die entsprechende Berechtigung verfügen.
  • Hat er diese Berechtigung, wird die Verarbeitung angestoßen, wenn er im Kontextmenü des Dokuments auf "Teams => publish" klickt
    (Hat er diese Berechtigung nicht, erscheint eine Hinweismeldung)
  • Es werden nun folgende Schritte angestoßen:
    • Das Dokument wird in MS Teams als Datei dort erstellt, wo sie in der Struktur auch in PRO.FILE zu finden ist
    • Als Ersteller der Datei in MS Teams wird ein "Dummy Ersteller" eingetragen - Ersteller und Erstelldatum sowie alle weiteren Metadaten in PRO.FILE bleiben jedoch vorhanden
    • Als Titel der Datei in MS Teams wird die Bezeichnung des Dokuments in PRO.FILE inkl. der Dateiendung verwendet
    • In PRO.FILE einfügen der URL in die Metadaten des Dokuments
    • In PRO.FILE kann die Datei nur noch zur Ansicht entnommen werden
  • gibt es mehere Versionen des zu publizierenden Dokuments in PRO.FILE, wird nur die aktuellste Version publiziert
  • Einschränkung: das Dokument darf in PRO.FILE nur zu 1 publizierten Projekt bzw. Mappe verknüpft sein, damit ein publizieren in MS Teams möglich ist
  • Es ist möglich, mehrere Dokumente in einem Schritt nach MS Teams zu publishen

Unpublish - die Synchronisation wird aufgehoben

Was einmal publiziert wurde kann auch wieder "entpubliziert" werden. 
Damit hat PRO.FILE wieder die Hoheit über das Objekt und die Synchronisation zu MS Teams wird aufgehoben.

Trigger: in PRO.FILE Kontext-Menü klicken auf "Teams => unpublish"

Unpublish Document

  • die Datei wird ein letztes Mal nach PRO.FILE synchronisiert, damit der letzte Stand in PRO.FILE vorhanden ist.
  • das Dokument kann in PRO.FILE wieder wie gewohnt bearbeitet und zum Ändern entnommen werden
  • die Datei in MS Teams wird gelöscht

Unpublish "Teams Folder"

  • alle Dateien, die sich in diesem Folder befinden, werden "entpubliziert" 
  • die Mappe vom Typ "Teams Folder" wird in eine normale Mappe umgewandelt
  • der Folder in Teams wird mitsamt allen in ihm enthaltenen Foldern und Dateien gelöscht

Unpublish "Teams Channel"

  • alle Folder und Dateien, die sich im Channel befinden, werden "entpubliziert  
  • die Mappe vom Typ "Teams Channel" wird in eine normale Mappe umgewandelt
  • der Channel in Teams bleibt erhalten, alle in ihm enthaltenen Folder und Dateien werden gelöscht
  • der Folder in Sharepoint wird gelöscht

Unpublish Project - ein PRO.FILE Projekt von MS Teams trennen

  • die Scheidung erfolgt Bottom Up - alle Dateien, Teams Folder und Teams Channels werden "entpubliziert" 
  • die Verknüpfung zwischen dem PRO.FILE Projekt und dem MS Teams Team wird gelöscht
  • das Team mit all seinen Channels, Chats,... bleibt in MS Teams erhalten
  • Dateien alle und Folder sind im Team gelöscht und können in PRO.FILE wieder wie gewohnt bearbeitet werden

direkte Navigation von PRO.FILE Objekten zu den entsprechenden Teams Objekten

  • die URL des jeweiligen MS Teams Objekts wird in PRO.FILE in den Metadaten abgebildet.
  • Mittels Klick darauf kann direkt zum verknüpften MS Teams Objekt "gesprungen" werden


 detaillierte Beschreibung
  • ist ein PRO.FILE Objekt mit einem Teams Objekt verbunden, so wird in den Metadaten des PRO.FILE Objekts die URL des jeweiligen MS Teams Objekts abgebildet.
  • Verbindungen:
    • PRO.FILE Projekt <=> MS Teams Team
    • PRO.FILE Mappe Typ "Teams Channel" <=> Kanal in MS Teams
    • PRO.FILE Mappe Typ "Teams Ordner" <=> Ordner in MS Teams
    • PRO.FILE Dokument <=> Datei in MS Teams
  • die URL wird im PRO.FILE Objekt mittels Klick mit der rechten Maustaste => öffnen im externen Browser aktiviert
  • ist der PRO.FILE Benutzer dazu berechtigt, das Objekt in MS Teams zu sehen, öffnet sich das Objekt
  • ist der PRO.FILE Benutzer nicht dazu berechtigt, das Objekt in MS Teams zu sehen, wird das dem Benutzer durch MS Teams mitgeteilt


OneNote Sicherung

  • gibt es im MS Teams Team ein OneNote, so wird dieses in das verknüpfte PRO.FILE Projekt synchronisiert und bleibt auch nach der Trennung des Teams von PRO.FILE in PRO.FILE vorhanden

regelmäßige Synchronisation zwischen MS Teams und PRO.FILE

  • Änderungen von Strukturen und Metadaten in MS Teams werden regelmäßig nach PRO.FILE synchronisiert und dort nachgezogen
  • neu erstellte Kanäle, Folder und Dateien werden in regelmäßigen Abständen initial nach PRO.FILE geladen und in weiterer Folge regelmäßig synchronisiert

Sicherungskopien aller MS Teams Dateien in PRO.FILE

  • bei der initialen Synchronisation einer Datei von MS Teams nach PRO.FILE wird in PRO.FILE ein Metadatensatz eines Dokuments erstellt und eine Sicherungskopie der Datei angefügt
  • bei jeder weiteren Synchronisation werden Änderungen der Datei nach PRO.FILE gesichert
  • damit wird gewährleistet, dass auch im Falle eines Ausfalls von MS Teams oder der Internetverbindung weitergearbeitet werden kann
  • außerdem wird sichergestellt, dass das Dokument "im Falle des Falles" sicher abgelegt ist

MS Teams führt!

  • Änderungen, die in MS Teams vorgenommen werden, werden nach PRO.FILE synchronisiert
    • das bedeutet auch, dass Folder und Dokumente, die in MS Teams gelöscht werden, auch in PRO.FILE gelöscht werden (Folder inklusive aller darin enthaltener Dokumente)
  • Änderungen an Feldern auf PRO.FILE Objekten, die zu MS Teams synchronisiert sind, sind unterbunden
  • einzig mit der Funktion "publish" kann in PRO.FILE getriggert werden, dass Objekte nach MS Teams kommen - aber danach hat MS Teams die Vorherrschaft über diese Objekte

ausgeklügeltes Sicherheitskonzept in PRO.FILE

  • PRO.FILE Objekte, die zu MS Teams synchronisiert sind, dürfen in PRO.FILE nicht bzw. nur sehr eingeschränkt geändert werden
  • Dokumente können in PRO.FILE nur zur Ansicht entnommen werden - nicht aber zur Änderung!
  • Publish und Unpublish von Objekten darf nur von bestimmten berechtigten Gruppen durchgeführt werden.


 detaillierte Beschreibung
  • Auszug von Manipulationen, die an PRO.FILE Objekten nicht möglich sind, wenn sie nach MS Teams synchronisiert werden:
    • Projekt:
      • Ändern der Team ID
    • Mappe vom Typ "Teams Channel":
      • Hinzufügen einer Mappe vom Typ "Teams Channel" in PRO.FILE
      • Ändern der Metadaten
      • Löschen der Mappe
      • Löschen der Verknüpfung zum Projekt
      • Erstellen weiterer Verknüpfungen zu anderen publizierten Projekten oder Mappen
        (Verknüpfen zu Strukturen, die nicht mit MS Teams synchronisiert werden, ist möglich)
    • Mappe vom Typ "Teams Ordner":
      • Hinzufügen einer Mappe vom Typ "Teams Ordner" in PRO.FILE
      • Ändern der Metadaten
      • Löschen der Mappe
      • Löschen der Verknüpfung zur Mappe vom Typ "Teams Channel" oder einer anderen übergeordneten Mappe vom Typ "Teams Ordner"
      • Erstellen weiterer Verknüpfungen zu anderen publizierten Projekten oder Mappen
        (Verknüpfen zu Strukturen, die nicht mit MS Teams synchronisiert werden, ist möglich)
    • Dokument
      • Löschen des Dokuments
      • Löschen der Verknüpfung zur Mappe vom Typ "Teams Channel" oder vom Typ "Teams Ordner" (je nachdem, wo das Dokument "hängt"
      • Erstellen weiterer Verknüpfungen zu anderen publizierten Projekten oder Mappen
        (Verknüpfen zu Strukturen, die nicht mit MS Teams synchronisiert werden, ist möglich)
      • Ändern bestimmter Metadaten
      • Ändern bzw. Löschen der Datei in PRO.FILE
      • Entnahme der Datei zur Änderung
      • Sperren bzw. Entsperren des Dokuments
      • Versionieren des Dokuments
      • Statuswechsel des Dokuments


viele Freiheitsgrade im Berechtigungskonzept

  • das Berechtigungskonzept in PRO.FILE ist völlig unabhängig vom Berechtigungskonzept in MS Teams
    • unabhängig vom Status in PRO.FILE können in Teams alle Dokumente von den jeweiligen Team-Mitgliedern gesehen / geändert werden (je nach Einstellung in Teams)
    • unabhängig von den Teams Mitgliedern können in PRO.FILE alle Dokumente von den PRO.FILE Usern gesehen / geändert werden (je nach Status bzw. Statuseinschränkung in PRO.FILE)
  • damit ist gewährleistet, dass sich die jeweiligen Berechtigungskonzepte nicht gegenseitig behindern und die produktive Arbeit damit erschwerten

Konfigurierbarkeit

  • die Schnittstelle zwischen PRO.FILE und MS Teams kann in weiten Bereichen nach Ihren Wünschen konfiguriert und erweitert werden


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