Funktionalität der Teams Schnittstelle

Connect Project - verknüpfen eines PRO.FILE Projekts mit einem MS Teams Team

• ein PRO.FILE Projekt wird mit einem bestehenden MS Teams Team verknüpft - dabei ist es unerheblich, ob und wie viele Strukturen (Folder, Dokumente) es bereits im Team bzw. in PRO.FILE gibt
• beim nächsten Sync zwischen PRO.FILE und Teams werden alle Kanäle, Ordner und Dateien aus dem Team in das verknüpfte PRO.FILE Projekt geladen.
  • Kanäle werden als Mappen vom Typ "Teams Channel" abgebildet - sie sind direkt unter das Projekt verknüpft und bilden die erste Ebene der Projektstruktur.
  • Folder werden als Mappen vom Typ "Teams Ordner" abgebildet - sie sind im PRO.FILE Projekt in derselben Struktur abgelegt wie im MS Teams Team.
  • Dateien werden als Dokumente vom Dokumenttyp "Teams" mit einem einheitlichen Status abgebildet - sie sind im PRO.FILE Projekt in derselben Struktur abgelegt wie im MS Teams Team. 
    • der aktuelle Stand der Datei aus MS Teams wird in PRO.FILE an den Metadatensatz angefügt
• die Bearbeitung der synchronisierten Objekte ist in PRO.FILE eingeschränkt

Publish - PRO.FILE Objekte werden nach MS Teams synchronisiert

Projekte, Mappen und Dokumente mit angefügten Dateien aus PRO.FILE können nach MS Teams publiziert werden.
Das ist die Übergabe der Hoheit von PRO.FILE nach MS Teams und der Start der Synchronisation dieses Objekts zwischen PRO.FILE und MS Teams.

Folgende Grundregel muss beachtet werden: damit ein Dokument oder eine Mappe von PRO.FILE nach MS Teams publiziert werden kann, muss die darüberliegende Mappe auch nach MS Teams publiziert sein bzw. werden.
(es gilt die Ausnahme, dass Dokumente / Mappen, die direkt unter einem publizierten Projekt liegen, auch publiziert werden können. Diese werden in Teams direkt dem Kanal "General" zugeordnet und auch in PRO.FILE in diese Channel Mappe verschoben)

Trigger: in PRO.FILE Kontext-Menü auf "Teams publish" klicken

Publish Project - Publizieren eines PRO.FILE Projekts nach MS Teams

• ein MS Teams Team wird erstellt und mit dem PRO.FILE Projekt verknüpft
• auf Basis eines Vorlage-Teams in MS Teams wir ein neues MS Teams Team erstellt
  • derzeit mögliche "Vorlagen":
    • Teams Reiter (One Note, Planner,...)
    • Erstellen des OneNote (auf Basis einer Vorlage)
    • Default-Besitzer
    • Default-Mitglieder
• im PRO.FILE Projekt kann gesteuert werden, welche zusätzlichen Besitzer und/oder Mitglieder zum neuen Team hinzugefügt werden sollen
• in PRO.FILE kann im Projekt gesteuert werden, welche Mappen und Dokumente initial in das neue Team publiziert werden

Publish Folder - Publizieren einer Mappe in das verknüpfte Team

• eine PRO.FILE Mappe wird in das MS Teams Team das mit dem PRO.FILE Projekt synchronisiert ist als "Teams Folder" publiziert
• alle in der Mappe enthaltenen Strukturen (Mappen + Dokumente) werden ebenfalls in das MS Teams Team publiziert

Publish Document - Publizieren eines Dokuments in das verknüpfte Team

• ein PRO.FILE Dokument wird in das MS Teams Team das mit dem PRO.FILE Projekt synchronisiert ist publiziert
• in den Metadaten des Dokuments wird die URL zur Datei in Teams eingetragen
• Dokumente, die nach Teams publiziert sind, können in PRO.FILE nur noch zur Ansicht entnommen werden
• Dokumente müssen in PRO.FILE einen bestimmten Status haben, um publiziert werden zu können
• es wird immer nur die neueste Version eines Dokuments nach MS Teams publiziert
• der Status eines publizierten Dokuments kann nicht geändert werden

Unpublish - die Synchronisation wird aufgehoben

Was einmal publiziert wurde kann auch wieder "entpubliziert" werden. 
Damit hat PRO.FILE wieder die Hoheit über das Objekt und die Synchronisation zu MS Teams wird aufgehoben.

Trigger: in PRO.FILE Kontext-Menü klicken auf "Teams unpublish"

Unpublish Document

• die Datei wird ein letztes Mal nach PRO.FILE synchronisiert, damit der letzte Stand in PRO.FILE vorhanden ist.
• das Dokument kann in PRO.FILE wieder wie gewohnt bearbeitet und zum Ändern entnommen werden
• die Datei in MS Teams wird gelöscht

Unpublish "Teams Folder"

• alle Dateien, die sich in diesem Folder befinden, werden "entpubliziert" 
• die Mappe vom Typ "Teams Folder" wird in eine normale Mappe umgewandelt
• der Folder in Teams wird mitsamt allen in ihm enthaltenen Foldern und Dateien gelöscht

Unpublish "Teams Channel"

• alle Folder und Dateien, die sich im Channel befinden, werden "entpubliziert  
• die Mappe vom Typ "Teams Channel" wird in eine normale Mappe umgewandelt
• der Channel in Teams bleibt erhalten, alle in ihm enthaltenen Folder und Dateien werden gelöscht
• der Folder in Sharepoint wird gelöscht

Unpublish Project - ein PRO.FILE Projekt von MS Teams trennen

• die Scheidung erfolgt Bottom Up - alle Dateien, Teams Folder und Teams Channels werden "entpubliziert" 
• die Verknüpfung zwischen dem PRO.FILE Projekt und dem MS Teams Team wird gelöscht
• das Team mit all seinen Channels, Chats,... bleibt in MS Teams erhalten
• Dateien alle und Folder sind im Team gelöscht und können in PRO.FILE wieder wie gewohnt bearbeitet werden

direkte Navigation von PRO.FILE Objekten zu den entsprechenden Teams Objekten

• die URL des jeweiligen MS Teams Objekts wird in PRO.FILE in den Metadaten abgebildet.
• Mittels Klick darauf kann direkt zum verknüpften MS Teams Objekt "gesprungen" werden

OneNote Sicherung

• gibt es im MS Teams Team ein OneNote, so wird dieses in das verknüpfte PRO.FILE Projekt synchronisiert und bleibt auch nach der Trennung des Teams von PRO.FILE in PRO.FILE vorhanden

regelmäßige Synchronisation zwischen MS Teams und PRO.FILE

• Änderungen von Strukturen und Metadaten in MS Teams werden regelmäßig nach PRO.FILE synchronisiert und dort nachgezogen
• neu erstellte Kanäle, Folder und Dateien werden in regelmäßigen Abständen initial nach PRO.FILE geladen und in weiterer Folge regelmäßig synchronisiert

Sicherungskopien aller MS Teams Dateien in PRO.FILE

• bei der initialen Synchronisation einer Datei von MS Teams nach PRO.FILE wird in PRO.FILE ein Metadatensatz eines Dokuments erstellt und eine Sicherungskopie der Datei angefügt
• bei jeder weiteren Synchronisation werden Änderungen der Datei nach PRO.FILE gesichert
• damit wird gewährleistet, dass auch im Falle eines Ausfalls von MS Teams oder der Internetverbindung weitergearbeitet werden kann
• außerdem wird sichergestellt, dass das Dokument "im Falle des Falles" sicher abgelegt ist

MS Teams führt!

• Änderungen, die in MS Teams vorgenommen werden, werden nach PRO.FILE synchronisiert
  • das bedeutet auch, dass Folder und Dokumente, die in MS Teams gelöscht werden, auch in PRO.FILE gelöscht werden (Folder inklusive aller darin enthaltener Dokumente)
• Änderungen an Feldern auf PRO.FILE Objekten, die zu MS Teams synchronisiert sind, sind unterbunden
• einzig mit der Funktion "publish" kann in PRO.FILE getriggert werden, dass Objekte nach MS Teams kommen - aber danach hat MS Teams die Vorherrschaft über diese Objekte

ausgeklügeltes Sicherheitskonzept in PRO.FILE

• PRO.FILE Objekte, die zu MS Teams synchronisiert sind, dürfen in PRO.FILE nicht bzw. nur sehr eingeschränkt geändert werden
• Dokumente können in PRO.FILE nur zur Ansicht entnommen werden - nicht aber zur Änderung!
• Publish und Unpublish von Objekten darf nur von bestimmten berechtigten Gruppen durchgeführt werden.

viele Freiheitsgrade im Berechtigungskonzept

• das Berechtigungskonzept in PRO.FILE ist völlig unabhängig vom Berechtigungskonzept in MS Teams
  
  • unabhängig vom Status in PRO.FILE können in Teams alle Dokumente von den jeweiligen Team-Mitgliedern gesehen / geändert werden (je nach Einstellung in Teams)
  • unabhängig von den Teams Mitgliedern können in PRO.FILE alle Dokumente von den PRO.FILE Usern gesehen / geändert werden (je nach Status bzw. Statuseinschränkung in PRO.FILE)
• damit ist gewährleistet, dass sich die jeweiligen Berechtigungskonzepte nicht gegenseitig behindern und die produktive Arbeit damit erschwerten

Konfigurierbarkeit

• die Schnittstelle zwischen PRO.FILE und MS Teams kann in weiten Bereichen nach Ihren Wünschen konfiguriert und erweitert werden